Ofis taşımacılığı öncesi yapılması gereken bazı işlemler şunlardır:
Planlama: Ofis taşımacılığı öncesi planlama yapmak oldukça önemlidir. Taşınacak eşyaların tespit edilmesi, taşınacak tarihin belirlenmesi, taşımacılık şirketi seçimi, personel yönetimi, bina yönetimi, ambalajlama malzemeleri, nakliye ve lojistik işleri gibi detaylar önceden planlanmalıdır.
Eşyaların düzenlenmesi: Taşınacak eşyaların önceden düzenlenmesi ve belirli bir sistem içerisinde ambalajlanması gerekmektedir. Bu sayede, taşınma esnasında eşyaların kaybolması ya da zarar görmesi gibi durumlar önlenmiş olur.
Taşınacak eşyaların ambalajlanması: Eşyaların ambalajlanması sırasında uygun ambalaj malzemeleri kullanılmalıdır. Hassas eşyalar için özel koruyucu malzemeler kullanılmalıdır. Ambalajlama işlemi özenle yapılmalı ve etiketlenmelidir.
Taşımacılık şirketi seçimi: Ofis taşımacılığı için doğru taşımacılık şirketi seçimi oldukça önemlidir. Güvenilir, profesyonel, deneyimli ve lisanslı bir taşımacılık şirketi seçilmelidir. Referansları ve müşteri yorumları incelenerek doğru bir karar verilmelidir.
Personel yönetimi: Ofis taşımacılığı esnasında personel yönetimi oldukça önemlidir. Taşınma öncesi personel bilgilendirilmeli, taşınma esnasında görev dağılımı yapılmalı ve personelin soruları cevaplanmalıdır.
Bina yönetimi: Ofis taşımacılığı sırasında, eski ve yeni ofislerin bina yönetimleri ile iletişim halinde olunmalıdır. Eski ofisten ayrılma prosedürleri takip edilmeli, yeni ofis için gerekli izinler alınmalıdır.
Nakliye ve lojistik işleri: Ofis taşımacılığı esnasında nakliye ve lojistik işlerinin de önceden planlanması gerekmektedir. Taşımacılık şirketi ile birlikte, nakliye araçları ve güzergahı belirlenmeli ve lojistik işlemler önceden hazırlanmalıdır.
Yedek plan: Herhangi bir aksaklık durumunda yapılacak alternatif planların hazırlanması önemlidir. Bu sayede, taşınma esnasında ortaya çıkabilecek sorunlar önceden çözülebilir ve taşınma işlemi sorunsuz bir şekilde tamamlanabilir.